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Solution Comptabilité et Finance Travel & Expense Management

Travel & Expense Management : vivre ses déplacements autrement...
Une solution éditée par Dimo Gestion

Description de la solution

Gestion globale et performante du processus des déplacements professionnels

Solution logicielle collaborative qui s’adapte aux spécificités de votre organisation, Notilus T&E est une offre end-to-end qui gère l’ensemble du processus : avant, pendant et après le déplacement.

Notilus accompagne les organismes publics et les entreprises privées de toutes tailles et de tous secteurs d’activité dans la gestion complète et la rationalisation des voyages & frais professionnels. Notilus simplifie les procédés de l’entreprise, réduit le coût des opérations etc.
Suivant de très près l’évolution du monde du voyage d’affaires, Notilus Travel and Expense Management intègre en permanence de nouvelles fonctionnalités permettant de garder notre avance, répondre aux attentes du marché et vous offrir la solution la plus complète et la plus innovante. Notilus T&E se compose de plusieurs modules:

- Travel :
Organiser vos déplacements et communiquer votre politique voyages au sein d’une plateforme unique : gestion du profil voyageur, demande de déplacement, réservation online ou offline des voyages, logistique interne du déplacement (avances, véhicule société, navette…), approbation via un workflow puissant… Notilus Travel est le pilier de votre politique organisationnelle du voyage

- Expense :
Etablir, valider, comptabiliser, payer les notes de frais conformément à la politique de remboursement ; analyser l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels.
Service optionnel : dématérialisation des justificatifs.
Offre end-to-end de la numérisation à l’archivage des justificatifs de frais qui restent accessibles à tous les collaborateurs et contrôleurs tout au long du traitement de la note de frais

- Invoice :
Gérer, automatiser et optimiser l’ensemble des frais généraux (agences de voyages, compagnies aériennes, loueurs de voitures, hôtels, pétroliers, téléphonie…). Notilus Invoice intervient dès la réception de la facture ou l’intégration de données cartes logées jusqu’à la génération des écritures comptables et le paiement des fournisseurs en passant par un cycle d’approbation et d’enrichissement de la facture.

- Decision :
Obtenir une vision à 360°, en temps réel, de l’ensemble des données inhérentes au voyage d’affaires (notes de frais, frais généraux, réservation de voyages) au travers d’indicateurs de performance, de tableaux de bord, d’analyses totalement personnalisables.

- Mobility :
Accompagner le collaborateur dans tous ses déplacements et lui offrir un gain de temps et de productivité important pour la saisie des notes de frais et la validation des ordres de mission depuis les Smartphones et tablettes.

Caractéristiques techniques

Les Plus

Témoignages

Références

Récompenses

Caractéristiques techniques

Site de présentation:

Catégories:
Gestion du processus des déplacements professionnels

Contraintes techniques / technologiques:
Client léger :
- Browser (navigateur) : Internet Explorer
- 100 % HTML

Serveur :
- SGBD : Oracle, SQL Server
- Web IISr
- Windows Server

Communication :
Internet, intranet, extranet.

Mode de distribution:
Licence Notilus pour votre intranet - Notilus ASP : solution en mode locatif

Langues disponibles:
Français, anglais, espagnol, italien, allemand, néerlandais

Existe en version Open Source:
Non

Public auquel s'adresse cette solution:
Notilus accompagne les organismes publics et les entreprises privées de toutes tailles
et de tous secteurs d’activité

Les Plus de la solution

  Optimisation des processus internes & externes
  Un contrôle performant & un pilotage efficient
  Des gains financiers considérables
  L'assurance de collaborateurs satisfaits

Témoignages d'utilisateurs de la solution

Témoignage de Christine Berthet, Ciat

Notilus est véritablement entré dans les moeurs. Le fait que les représentants de l'équipe commerciale (principal consommateur de notes de frais) et que la Direction soient impliqués dans le projet et parties prenantes, a facilité son acceptation auprès des utilisateurs qui, aujourd'hui, ne pourraient plus revenir à l'ancien système de gestion des frais

Témoignage de Gilbert Emeric, Bayer

Notilus permet de connaître l'impact sur chaque centre de frais et par la même, responsabiliser chaque personne et décentraliser les mesures correctives éventuelles grâce à la transparence des coûts à la fois au sein de Notilus et de SAP

Témoignage de Jean-Charles Cousinou, Fresenius Kabi

Notilus nous a décomplexés sur certaines règles classiques qu'on utilise en comptabilité, l'outil nous a aidés à passer des caps. Nous avons gagné en reconnaissance et considération de la part des équipes sédentaire et terrain. Il n'y a plus de conflit : les collaborateurs du service comptabilité ont du temps pour répondre à d'autres besoins

Témoignage de Jean-Marc Piart, Atol

J'ai eu l'occasion d'échanger avec des clients et utilisateurs Notilus au Forum DIMO, un évènement institution-nel organisé annuellement par DIMO Gestion, éditeur de Notilus. Ils m'ont apporté leur retour d'expérience sur la mise en place et l'utilisation de Notilus. Ils m'ont livré leur analyse des produits concurrents de Notilus et m'ont fait part des raisons de leur choix pour cette solution.

Témoignage de JM. Morin, Gattefossé

Très satisfait de cette nouvelle organisation, JM Morin assure que les solutions mises en place répondent aux objectifs fixés et a d'ores et déjà planifié le déploiement de Notilus sur les filiales européennes et envisage d'intégrer la politique voyage de Gattefossé sur Avexia Online.

Témoignage de Legrand - C. Lelièvre, Corporate Travel Manager

Les points forts de Notilus sont sa capacité à traiter les voyages et notamment les réservations en ligne mais aussi les notes de frais dans le même outil. Notilus regroupe sur une seule et même interface : elle devient la boîte à outils du voyageur chez Legrand. A ceci s'ajoutent ergonomie conviviale et puissance.

Témoignage de Marlène Camus, Scotts

Je n'ai qu'à cliquer pour importer le fichier des notes de frais qui sont automatiquement comptabilisées, rapidement et sans erreur. Le statut de la note est connu et tracé à tout moment : rejet ou non de la note (avec une zone de commentaire en cas de rejet), état du remboursement… Le temps gagné nous permet d'effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée ».

Témoignage de Patricia Mandrillon, Banque Palatine

Le périmètre du projet Notilus est donc élargi à l'ensemble du processus lié au déplacement des collaborateurs : gestion des réservations, ordres de mission et notes de frais. Il est étendu à la gestion des factures fournisseurs voyages et la possibilité de consolider toutes les données du voyages pour les analyser.

Témoignage de Paulo Oliveira, Clarins

15 jours de prestation ont suffit à DIMO Gestion pour réaliser les analyses, la formation au paramétrage et le déploiement. L'équipe de DIMO Gestion a très bien compris nos besoins tout en nous faisant bénéficier de sa très grande connaissance du métier et de la fonction

Témoignage de Systra - Patrick Tajan, Responsable Achats Voyages

Systra a trouvé auprès de Dimo Gestion une réalité de partenariat et d'écoute clients. Cela reflète de la culture de Dimo Gestion. L'organisation produit est bien rôdée, elle s'articule efficacement autour du développement, de la fiabilisation et du soutien à l'utilisateur. Notilus reste à l'écoute du marché, est innovante et adaptée aux nouvelles technologies de l'information.

Témoignage de Valia Delamare, NRJ Group

La fiabilité du process des notes de frais apportée par le projet Notilus séduit les acteurs de l'entreprise à plusieurs niveaux : La Direction Générale est satisfaite de la bonne application des règles de remboursement, de la conformité du workflow de validation et de la précision des natures des dépenses...

Exemples de références clients

  Abbott

  Actaris

  Aéroports de Paris

  Arc International

  Bayer Cropscience

  Bic

  Bouygues Immobilier

  Casino

  CCI du Var

  Clarins

  Entremont

  GL Events

  La Croix Rouge

  Laboratoires Servier

  Lafuma

  Legrand

  Maaf

  Saint Gobain Isover

  Sogeres

  Systra

  Véolia Transports

  Volkswagen

  Volvo

  Wrigley

Récompenses reçues

  Reconnue par Oséo ANVAR. Projet le plus abouti sur le plan ergonomique et le plus innovant au niveau national.

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