Le logiciel Intranet Oxyad Courrier permet l'enregistrement des courriers à l'arrivée avec numérisation si besoin, la circulation jusqu'au traitant final et la gestion des réponses avec production bureautique et circuit visas, signature.
La forte capacité d'adaptation de la solution par son paramétrage permet la prise en compte des métiers et organisations les plus diverses.
Enregistrement des courriers reçus et émis à partir de fiches courriers entièrement personnalisables avec des informations telles que l'identification, l’expéditeur, le destinataire, le délai de réponse, la nature, les services traitants ou pour information, etc.
- Les informations de la fiche sont saisies, choisies dans des listes d’aide (annuaires de tiers…) ou alimentées automatiquement selon des valeurs pré-établies; obligatoires ou non et éventuellement réservées à certains utilisateurs en modification.
- L'utilisateur peut associer à la fiche des documents bureautiques ou numérisés via un scanner géré par l’application.
- Le classement, dans une rubrique d’un plan adapté à votre organisation et à vos choix (thématique ou organigramme des Services).
- L’enregistrement peut être centralisé, décentralisé ou en plusieurs étapes.
- Numérotation automatique à l’arrivée et au départ. Chaque catégorie de document peut disposer de son chrono.
Selon un circuit préétabli ou sur choix de l’utilisateur, les courriers sont diffusés en fonction du contenu de la fiche.
- Chacun retrouve donc sur son bureau "électronique" les courriers qui lui sont destinés (fiches et documents). Une fonction « Post-it » permet de transmettre une information de mise en attention.
- Toutes les personnes reliées au serveur accèdent aux informations selon leurs habilitations pour action, pour visa ou pour information.
- La diffusion des courriers ou l’information des utilisateurs peut également se faire par la messagerie d’entreprise (Mapi et SMTP).
La production des réponses est automatisée avec l’utilisation de modèles Office. Les informations des fiches courriers sont fusionnées dans les documents évitant ainsi des ressaisies.
- Les pochettes courrier regroupent tous les documents émis ou reçus avec leurs fiches d’enregistrement associées ainsi que les pièces annexes (message, document numérisé, etc.)
de suivi du courrier s’effectue par des contrôles possibles sur toutes les informations de la fiche.
- Ces contrôles permettent de gérer des alarmes (courrier en retard, en attente de réponse…), la production automatisée d’accusés de réception, de réponses (interface Office), des relances diverses (courriers et/ou messages).
- Chaque utilisateur dispose de « ses » éléments de suivi (globaux, par service, individuels)
Rechercher s’effectue par une combinaison de critères choisis dans la fiche (opérateurs booléens, plus contient, contient pas, différent de)


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